Ogranizacja pracy, jak się zorganizować?

Organizacja to dla niektórych coś niemożliwego, jeśli jesteś jedną z tych osób, koniecznie przeczytaj ten artykuł.

Każdy rok trwa 365 dni, doba trwa 24h a nasz dzień pracy zaledwie 8h (przynajmniej tyle powinien trwać maksymalnie, 5x w tygodniu).

Często bywa tak, że pracujemy dużo dłużej niż 8h i więcej niż 5 dni w tygodniu.

To niestety nie wpływa dobrze na naszą pracę, przybliża nas do wypalenia zawodowego, zabija naszą kreatywność, zniechęca do rozwoju.

Napędzamy tę machinę i z biegiem czasu nie tylko dłużej pracujemy, ale także zaniedbujemy rodzinę i siebie.

Skoro wydłużamy swój czas pracy, to mniej go zostaje na inne, również ważne czynności.

Dlaczego tak się dzieje?

Chcemy być zawsze krok do przodu, chcemy być jeszcze lepsi.

Nie zdajemy sobie jednak sprawy, że nadając sobie takie tempo, kształtując taki system życia, zamiast stawiać krok w przód — stawiamy go w tył…

Znasz to uczucie, kiedy wpada Ci kolejne zlecenie, a Ty masz pracy po uszy, nie wiesz w co ręce włożyć?

W międzyczasie coś się jeszcze wydarzy, zadzwoni telefon, ktoś przyjdzie do biura, pracownik o coś zapyta, coś się zepsuje. Czasu do końca dnia coraz mniej, a praca sama się nie zrobi…

Kogo to dotyczy?

Wszystkich, najczęściej jednak osób prowadzących swoje biznesy. Obowiązków każdego dnia przybywa, chcemy je wykonywać, staramy się robić wszystko, aby jutrzejszy dzień otworzyć z czystą kartką, bez pozostałości po obowiązkach z dzisiaj.

Jaki błąd popełniamy?

Pierwszym podstawowym błędem jest brak organizacji.

Napisałabym brak poprawnej organizacji, ale w tym wpisie nie będę się w to zagłębiać, napiszę po prostu jakiejkolwiek.

Kiedy jesteśmy zorganizowani i kurczowo trzymamy się planu, wtedy nie tylko nasza praca staje się przyjemniejsza, nie czujemy frustracji z powodu nadmiaru obowiązków i tego „ciążenia”, ale jesteśmy również wydajniejsi i szczęśliwsi, znajdujemy czas na to, co dla nas ważne. Dzięki planowaniu mamy porządek w głowie, pracy, życiu.

Kolejnym błędem jest skupianie się na rzeczach mniej ważnych i przepalanie swojego czasu na różne rozpraszacze. Mam tu na myśli przede wszystkim social media, bo to jest jeden z głównych zabójców naszego czasu. Jednak nie tylko…

Rozpraszacz to w mojej definicji wszystko, co powoduje oderwanie się od aktualnego ważniejszego zajęcia i wciągnięcie na dobrą „chwilę”, często nawet na kilka godzin w coś, co po prostu zjada nasz czas bezpowrotnie.

Plany długo i krótkoterminowe

Wyjaśnijmy sobie, czym są plany długoterminowe i krótkoterminowe oraz dlaczego warto je mieć.

Plany długoterminowe to takie, które sięgają dalszej odległości czasowej, np. zrobię to za miesiąc, pół roku, 8 miesięcy. Warto mieć takie plany, przynajmniej ogólne i pogląd na nie „z góry”. Wtedy wiemy, co chcemy zrobić, jaki mamy cel i możemy na tej podstawie, określić orientacyjny czas na realizację tego planu i zacząć działać. W długoterminowym planowaniu pomoże Ci mój planner roczny. Taki plan możemy później rozłożyć na plany krótkoterminowe.

Plany krótkoterminowe, to takie plany, które dzieją się za moment, za kilka godzin, kilka dni, tydzień, do miesiąca. Są to plany, które powinny być określone szczegółowo i konkretnie, co do dnia, a nawet godziny. W planowaniu krótkofalowym pomoże Ci mój kreatywny planner miesięczny.

Dla kogo planowanie długoterminowe, a dla kogo krótkoterminowe

Planowanie długoterminowe sprawdza się w przypadku prowadzenia własnego biznesu (ale nie tylko!), wtedy mamy konkretne cele i aby do nich dążyć musimy mieć jakiś plan. Aby jednak takie długoterminowe planowanie w biznesie miało sens, warto je połączyć z planowaniem krótkoterminowym. Plan, który mamy rozłożony na kilka miesięcy, a nawet na cały rok możemy rozłożyć jeszcze na kwartały, miesiące, potem tygodnie, dni a na końcu godziny. Dzięki temu będziemy sprawnie realizowali oba te plany jednocześnie, co doprowadzi nas ostatecznie do realizacji planu długoterminowego.

Samo planowanie krótkoterminowe jest dobrym rozwiązaniem dla freelancerów, dla osób niemających planów wybiegających na przód oraz dla osób prywatnych, wykonujących czynności na bieżąco.

Dzięki takiemu planowaniu określamy tylko priorytety, zadania, które musimy wykonać za chwilę i na tym się skupiamy.

Planowanie ułatwia

Nie tylko ułatwia życie zawodowe, ale i prywatne. Kiedy robimy plany prywatne np. wyjazd na weekend z rodziną, możemy spać spokojnie. Wiemy, że wszystko jest dokładnie zaplanowane, wszystkie rezerwacje zostały dokonane, wszystko jest opłacone, wiemy co mamy zabrać, kiedy wybrać się na zakupy przed podróżą, co ze sobą zabrać itp.

Kiedy najlepiej zaplanować tydzień?

Moja sprawdzona metoda, którą polecam to planowanie całego następnego tygodnia, w każdy ostatni dzień tygodnia. U mnie najlepiej sprawdza się wydzielenie godzin na planowanie, najczęściej w godzinach pracy (ale nie zawsze jest to możliwe), ostatniego dnia tygodnia, w zależności od ilości i zaawansowania czynności, jakie pojawią się do wykonania na przyszły tydzień. Planuję zawsze w piątek, zaplanowanie tygodnia zajmuje mi średnio 2h.

Nie polecam planować tygodnia w poniedziałek. To jest już pierwszy dzień nowego tygodnia i zajmując się planami „na gorąco”, staniemy się bardziej zdezorientowani. Na dodatek planowanie będzie pod presją, bo za chwilę zaczynamy pracę i już myślimy „co mam zaraz do zrobienia” a tu jeszcze planner pusty i trzeba poukładać wszystko na cały tydzień.

Odradzam tej metody.

Planując w piątek, możesz rozpocząć weekend ze spokojem, wiedząc, że niczego nie przeoczyłaś/łeś w swoim planowaniu i że w poniedziałek możesz zacząć również ze spokojem swoją pracę oraz inne czynności, które masz w planach.

Próbowałam różnych sposobów planowania. Jednak ten jest najlepszy, najskuteczniejszy. Polecam.

Warto planować każdy tydzień, każdy dzień tygodnia z góry, zarówno ten w pracy, jak i w domu. Dzięki temu odciążymy swoją głowę, będziemy spokojniejsi i na pewno zapanuje w naszym życiu porządek.